Vivir joven

Un estudio de caso de Young Living y Exigo

Resumen ejecutivo

En el cambiante panorama de la venta directa, la capacidad de adaptarse y responder rápidamente al mercado es fundamental. ParaYoung Living, esto significó reevaluar sus sistemas internos de software de comisiones MLM y adoptar la experiencia externa a través de su asociación con Exigo. Este caso práctico explora cómo Young Living ha comenzado a aliviar los problemas operativos de larga data al pasar de un motor de comisiones propio ala plataforma de vanguardia de Exigo. Los aspectos más destacados del caso práctico son:

1. Comprar o construir:

La experiencia de Young Living pone de relieve las ventajas de adquirir un sistema especializado para las necesidades operativas clave, lo que les permite centrarse en los diferenciadores fundamentales de su negocio.

2. Eficiencia optimizada:

La drástica reducción del tiempo necesario para ejecutar los procesosde comisióncon el software de Exigo supone una mejora directa de la eficiencia operativa.

3. Optimización de recursos:

La posibilidad de reducir la necesidad de desarrolladores dedicados a los procesos de puesta en marcha permite reasignar valiosos recursos humanos a proyectos más innovadores, en consonancia con los objetivos de liderazgo para el crecimiento y el despliegue estratégico del talento.

4. Previsión estratégica:

Las capacidades de escenarios hipotéticos para la modelización predictiva y la toma de decisiones estratégicas son herramientas cruciales para los ejecutivos que buscan preparar su negocio para el futuro y tomar decisiones basadas en datos.

5. Reducción de la deuda técnica:

Eliminar la deuda técnica acumulada supone una ventaja significativa, ya que permite a las empresas mantenerse ágiles y receptivas a los cambios del mercado, lo cual es un factor clave para mantener la ventaja competitiva.

EL RETO: FALTA DE FLEXIBILIDAD

En el mundo de la venta directa y el marketing multinivel (MLM), la agilidad y la adaptabilidad no solo son beneficiosas, sino que son imprescindibles para la supervivencia y el crecimiento. Durante décadas, Young Living, una empresa con una trayectoria de 30 años, ha navegado por el sector del MLM con un software de comisiones creado y mantenido internamente, lo que demuestra su longevidad y estabilidad.

Sin embargo, la incapacidad del sistema para adaptarse rápidamente a los cambios se convirtió en un obstáculo importante. El peso de los procesos heredados y las soluciones «parcheadas» habían comenzado a pasar factura. «Habíamos perdido nuestra capacidad de ser ágiles», afirmó Melissa Bishop, directora financiera. «Es como ser el Queen Mary y no poder moverse rápidamente en un sector que requiere la velocidad de una lancha motora».

Su software de comisiones MLM, desarrollado internamente, era robusto para su época, pero se había vuelto inflexible y lento, tardando un día entero en procesar las comisiones mensuales, sin margen para errores ni pruebas. Esta configuración hacía que incluso los cambios menores en su plan de compensación se convirtieran en una apuesta de alto riesgo. «No podíamos cambiar ni evolucionar nuestro plan de compensación porque no sabíamos qué consecuencias tendría», explicó Bishop.

Ben Riley, presidente de Young Living, dijo que el objetivo era doble: eliminar la deuda técnica y modernizar el sistema de comisiones para mantenerse al día con los estándares de la industria. Era un caso clásico de estar atrapado entre la espada y la pared, hasta que Exigo entró en escena.

EXIGO: LA SOLUCIÓN ÁGIL

Para encontrar una solución, Prasad Gankanda, director de operaciones de Young Living, se embarcó en la búsqueda de una solución tecnológica capaz de gestionar su complejo sistema de comisiones, con datos que abarcaban 30 años. Tras una rigurosa búsqueda, Young Living eligió Exigo. Al final, la decisión se vio influida no solo por las capacidades del software, sino también por el enfoque transparente y honesto de la empresa. «Son una empresa sencilla y sensata», afirmó Gankanda, reflexionando sobre la integridad y la transparencia que se valoran en su colaboración con Exigo.

Gankanda recuerda el compromiso inicial con Exigo en 2021 y destaca el valor de la transparencia y la honestidad de Exigo. La colaboración se consolidó aún más gracias a la disposición de Exigo para comprender y resolver las complejidades de Young Living, una tarea que no se tomó a la ligera, dado el compromiso de la empresa con el pago preciso y puntual de las comisiones.

Exigo proporcionó una plataforma que no solo servía para mantener las operaciones, sino también para impulsar a Young Living hacia el futuro con la capacidad de recompensar los comportamientos de crecimiento de manera más eficaz y rápida, y aprovechar una fuente inagotable de conocimientos del sector y prácticas innovadoras.«Cuando solo utilizas lo que creas internamente, te quedas estancado en lo que sabes internamente»,afirmó Bishop. «No ves lo que están haciendo los demás».Exigo ofrece una perspectiva externa y permite a Young Living considerar nuevas estrategias de compensación que quizá no hubieran podido implementar con su infraestructura anterior.

PONER A PRUEBA A EXIGO

El software de comisiones MLM y la plataforma full-stack de Exigo supusieron un cambio revolucionario, ya que ofrecieron a Young Living algo que antes no tenían: un entorno de pruebas para experimentar con seguridad. Esto significaba que podían modelar cambios y pronosticar los resultados sin temor a que se produjeran consecuencias no deseadas en su sistema.«Gracias a que Exigo podía ejecutar unentorno de pruebas y realizar modelizaciones»,dijo Bishop. Para el equipo de Young Living, ya no setratabade conformarse con lo que tenían, sino de explorar lo que podía ser.

Esta nueva asociación permitió a Young Living dar un giro y tomar decisiones con confianza y claridad. La capacidad de probar y modelar planes de compensación en un entorno controlado marcó el comienzo de una nueva era de flexibilidad estratégica. La esencia de la mentalidad Lean Startup, basada en la iteración rápida y la libertad de fracasar sin riesgos, estaba ahora al alcance de la mano.

MEDICIÓN DEL RETORNO DE LA INVERSIÓN

La noción de ganar en el contexto del ROI es multifacética. Abarca no solo el ahorro financiero, sino también el valor añadido al permitir que la empresa vuelva a su esencia. «Somos una empresa de marketing, por lo que deberíamos estar vendiendo aceites y dejar que otros calculen las comisiones por nosotros», afirmó Bishop, y continuó: «¿Qué pueden hacer ahora mis empleados que no sea gestionar comisiones o dedicarse al desarrollo del sistema?».

Esto cristaliza la visión estratégica de la empresa: externalizar la complejidad operativa a Exigo, lo que le permite redirigir su enfoque hacia lo que mejor sabe hacer. Para Young Living, la asociación con Exigo es más que un cambio de sistemas: es un paso hacia un futuro en el que podrán aprovechar al máximo sus puntos fuertes en un mercado competitivo.

LA REVOLUCIÓN DEL CÁLCULO DE LA COMISIÓN

Estas mejoras no son solo un logro técnico. La capacidad de proporcionar a los miembros datos precisos y en tiempo real sobre sus ganancias refleja los valores fundamentales de Young Living: transparencia y confianza.

Bishop destaca la nueva capacidad:«Ahora que contamos con Exigo, que puede ejecutar una comisión cuando queramos, podríamos hacerlo a diario si así lo deseáramos».Esta flexibilidad supone un cambio significativo con respecto a las limitaciones del sistema anterior y abre la puerta a obtener información en tiempo real sobre los datos de las comisiones.

La decisión de comprar software en lugar de desarrollarlo internamente a menudo puede dar lugar a cambios transformadores, lo que permite a empresas como Young Living centrarse en su misión principal y, al mismo tiempo, proporcionar un apoyo excepcional a su red. Para las empresas que estén considerando una transición similar, el meticuloso enfoque y los exitosos resultados de Young Living ofrecen un modelo a seguir para afrontar un cambio tan trascendental.

CONVERTIR LOS RETOS EN OPORTUNIDADES

Ron Otterstrom, director sénior de Comisiones, supervisa la estrategia de comisiones en Young Living. Su trayectoria con la plataforma Exigo refleja un sincero recorrido a través de complejidades para alcanzar un estado de eficiencia optimizada.

Las ventajas de pasarse a Exigo empezaron a verse cuando perfeccionaron los procesos. «Estamos empezando a usarlo para hacer algunos modelos», dijo Otterstrom. «Lo hemos estado usando para los cálculos mensuales, comparándolo con el sistema antiguo». Esta comparación garantiza la precisión y fiabilidad de la plataforma de Exigo, lo que refuerza la confianza en las cifras que presentaban a sus distribuidores.

Una de las ventajas más destacadas del sistema de Exigo era la posibilidad de realizar preliminares diarios. «Antes no podíamos hacer preliminares diarios», señala Otterstrom. Esta capacidad proporcionó a Young Living un conocimiento detallado de su proceso de comisiones, lo que les permitió abordar de forma proactiva cualquier discrepancia poco frecuente.

El éxito de la implementación no solo consistió en superar obstáculos técnicos, sino también en transformar el ritmo operativo de la empresa. Jason Allen, director sénior de Productos Digitales, destaca una mejora significativa:«Nuestro proceso de comisiones en el sistema anterior duraba 15 horas... Con el sistema Exigo, se tarda dos horas en procesar todas las comisiones [incluidos los cálculos estadísticos y las validaciones]». Esta reducción del tiempo de procesamiento tuvo un impacto directo en la capacidad de Young Living para pagar a los distribuidores a tiempo, un factor crítico para mantener su reputación y confianza.

El tiempo que consumían estos procedimientos obsoletos era considerable, y el cambio a Exigo liberó esas valiosas horas, lo que permitió al equipo centrarse en otras áreas críticas, dedicar más tiempo a innovar y trabajar en nuevos proyectos, y mejorar sus ofertas y servicios. «Son 15 horas en las que alguien no tiene que estar supervisando un proceso», afirmó Bishop.

ELEVACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA EFICIENCIA

La trayectoria de Young Living con Exigo se ha caracterizado por la paciencia y el compromiso con la precisión y la puntualidad en los pagos de comisiones, un aspecto innegociable de sus operaciones.

Riley destaca los avances operativos facilitados por Exigo, en particular la capacidad de recompensar a los socios de la marca de forma más dinámica y rápida. Al utilizar el software de Exigo, Young Living descubrió una estrategia más refinada para los ajustes y cálculos del software de comisiones de MLM, lo que les permitió realizar ajustes eficientes y precisos, incluso para períodos pasados.Este nuevo proceso sustituyó los laboriosos ajustes manuales del pasado por un sistema automatizado y fiable que proporcionaba un sólido registro de auditoría y reducía el margen de error.

La transición a Exigo también abrió las puertas al análisis predictivo, con capacidades de cálculo en tiempo real que antes eran inalcanzables.«Nuestroanálisispredictivo será mucho mejor»,afirma Gankanda, anticipando las ventajas estratégicas de utilizar datos históricos exhaustivos junto con el procesamiento en tiempo real de Exigo.

La elección de Exigo como socio de software por parte de Young Living demuestra la visión estratégica de optar por una solución de software especializada en lugar de un sistema interno. «Creo que la transición de una empresa tradicional como la nuestra no es una tarea fácil, especialmente cuando se trata de múltiples capas de datos», afirma Gankanda.«Que Exigo recopilara todos esos datos, los depurara, calculara las comisiones y lo hiciera con precisión desde el primer momento... Creo que fue algo extraordinario».

UN SALTO TECNOLÓGICO CON EXIGO

Riley comparte su entusiasmo por los beneficios futuros, en particular por la posibilidad de acelerar los pagos de comisiones a una periodicidad semanal o incluso diaria. En su opinión, este cambio supondrá una ventaja considerable para la empresa. Además,la asociación con Exigo es un ejemplo paradigmático de la decisión «comprar o construir», en la que la compra permite a Young Living mantener su relevancia sin acumular deuda técnica,lo que le da libertad para centrarse en los factores diferenciadores que la distinguen en el mercado.

Si bien los beneficios económicos inmediatos son importantes, las ventajas estratégicas —como la eficiencia, la rapidez, la agilidad, la innovación y la capacidad de centrarse en los diferenciadores clave del negocio— pueden ser igual de valiosas, si no más, a largo plazo. Charlie Sanborn, vicepresidente de Ingeniería de Software, afirmó:«La ejecución de las comisiones de Exigolleva aproximadamente una quinta parte del tiempoque solía llevarnos»,lo que pone de relieve un gran avance en la eficiencia operativa.

Más allá de la eficiencia, Exigo ha abierto las puertas a la previsión y planificación estratégicas con su capacidad para crear escenarios hipotéticos. Esta función permite a Young Living explorar los posibles impactos de nuevos programas e incentivos mediante el análisis de cómo habrían afectado a las comisiones en el pasado. «¿Qué pasaría si introdujéramos esto? ¿Cuánto habríamos pagado en comisiones en los últimos seis meses si lo hubiéramos implementado?», pregunta Sanborn, subrayando el valor de poder predecir y planificar basándose en datos sólidos.

CONCLUSIÓN

La trayectoria de Young Living con Exigo pone de relieve una verdad fundamental:adquirir e integrar una plataforma especializada puede proporcionar la agilidad y la previsión que tanto se necesitan y que a menudo no se pueden obtener con una solución interna.Para empresas como Young Living, esta asociación no solo sirve para mantenerse al día, sino también para recuperar la capacidad de ser proactivos e innovadores, cualidades esenciales en el panorama en constante evolución de la venta directa.

Las mejoras estratégicas aumentaron la eficiencia operativa, y las mejores capacidades de toma de decisiones superan con creces cualquier desafío inicial de implementación y demuestran el retorno de la inversión, lo que proporciona un argumento convincente para las empresas que se enfrentan al dilema de construir o comprar, especialmente cuando se trata de sistemas operativos complejos como el procesamiento de software de comisiones MLM.