Jeune et vivant

Étude de cas Young Living et Exigo

Résumé

Dans le paysage en constante évolution de la vente directe, la capacité à s'adapter rapidement et à réagir au marché est essentielle. PourYoung Living, cela s'est traduit par une réévaluation de ses systèmes logiciels internes de commissions MLM et par le recours à une expertise externe grâce à son partenariat avec Exigo. Cette étude de cas explore la manière dont Young Living a commencé à atténuer ses difficultés opérationnelles de longue date en passant d'un moteur de commissions développé en interne àla plateforme de pointe d'Exigo. Les points forts de cette étude de cas sont les suivants :

1. Acheter ou construire :

L'expérience de Young Living met en évidence les avantages liés à l'achat d'un système spécialisé pour répondre aux besoins opérationnels clés, ce qui leur permet de se concentrer sur les facteurs clés de différenciation de leur activité.

2. Efficacité rationalisée :

La réduction spectaculaire du temps nécessaire à l'exécution des processusde commissionnementgrâce au logiciel Exigo se traduit par une amélioration directe de l'efficacité opérationnelle.

3. Optimisation des ressources :

La possibilité de réduire le besoin en développeurs dédiés aux processus de mise en service permet de réaffecter des ressources humaines précieuses à des projets plus innovants, en accord avec les objectifs de croissance et de déploiement stratégique des talents fixés par la direction.

4. Prévisions stratégiques :

Les capacités de scénarios hypothétiques pour la modélisation prédictive et la prise de décisions stratégiques sont des outils essentiels pour les dirigeants qui cherchent à pérenniser leur entreprise et à prendre des décisions fondées sur des données.

5. Réduction de la dette technique :

Éliminer la dette technique accumulée est un avantage considérable, car cela permet aux entreprises de rester agiles et réactives face aux changements du marché, ce qui est un facteur clé pour conserver un avantage concurrentiel.

LE DÉFI : MANQUE DE FLEXIBILITÉ

Dans le monde de la vente directe et du marketing multi-niveaux (MLM), l'agilité et l'adaptabilité ne sont pas seulement bénéfiques, elles sont indispensables à la survie et à la croissance. Pendant des décennies, Young Living, une entreprise forte de 30 ans d'histoire, a navigué dans le secteur du MLM avec un logiciel de commissionnement développé et maintenu en interne, preuve de sa longévité et de sa stabilité.

Cependant, l'incapacité du système à s'adapter rapidement aux changements est devenue un obstacle majeur. Le poids des processus hérités et des solutions provisoires commençait à se faire sentir. « Nous avions perdu notre capacité à être réactifs », explique Melissa Bishop, directrice financière. « C'était comme être à bord du Queen Mary et ne pas pouvoir se déplacer rapidement dans un secteur qui exige la vitesse d'un hors-bord. »

Leur logiciel de commission MLM développé en interne était robuste pour l'époque, mais il était devenu rigide et lent, prenant une journée entière pour calculer les commissions mensuelles, sans marge d'erreur ni possibilité de test. Cette configuration faisait de la moindre modification apportée à leur plan de rémunération un pari risqué. « Nous ne pouvions pas modifier ou faire évoluer notre plan de rémunération, car nous ne savions pas quelles en seraient les conséquences », explique M. Bishop.

Ben Riley, président de Young Living, a déclaré que l'objectif était double : éliminer la dette technique et moderniser le système de commission afin de rester en phase avec les normes du secteur. Il s'agissait d'un cas classique de situation inextricable, jusqu'à ce qu'Exigo entre en scène.

EXIGO : LA SOLUTION AGILE

Pour trouver une solution, Prasad Gankanda, directeur général de Young Living, s'est lancé à la recherche d'une solution technologique capable de gérer leur système de commissions complexe, avec des données couvrant 30 ans. Après une recherche rigoureuse, Young Living a choisi Exigo. Au final, la décision a été influencée non seulement par les capacités du logiciel, mais aussi par l'approche transparente et honnête de l'entreprise. « C'est une entreprise simple et pragmatique », a déclaré M. Gankanda, soulignant l'intégrité et la transparence qui caractérisent leur partenariat avec Exigo.

Gankanda se souvient des premiers contacts avec Exigo en 2021, soulignant la valeur de la transparence et de l'honnêteté d'Exigo. Le partenariat a été renforcé par la volonté d'Exigo de comprendre et de gérer les subtilités de Young Living, une tâche qui n'était pas à prendre à la légère compte tenu de l'engagement de l'entreprise à verser des commissions précises et ponctuelles.

Exigo a fourni une plateforme qui ne se contentait pas de maintenir les opérations, mais qui propulsait Young Living vers l'avenir en lui permettant de récompenser plus efficacement et plus rapidement les comportements favorisant la croissance et en exploitant une mine de connaissances et de pratiques innovantes dans le secteur.« Lorsque vous n'utilisez que ce que vous développez en interne, vous êtes limité à ce que vous savez en interne »,a déclaré M. Bishop. « Vous ne voyez pas ce que font les autres. »Exigo apporte une perspective externe et permet à Young Living d'envisager de nouvelles stratégies de rémunération qu'elle n'aurait peut-être pas pu mettre en œuvre avec son infrastructure précédente.

METTRE EXIGO À L'ÉPREUVE

Le logiciel de commission MLM et la plateforme full-stack d'Exigo ont changé la donne, offrant à Young Living ce qu'elle n'avait pas auparavant : un bac à sable pour expérimenter en toute sécurité. Cela signifiait qu'elle pouvait modéliser les changements et prévoir les résultats sans craindre que des conséquences imprévues ne se répercutent sur son système.« Grâce à Exigo, qui permet de faire tourner unbac à sable et de réaliser des modélisations, nous pouvions examiner chaque membre individuellement et voir chaque changement qui leur était appliqué »,explique M. Bishop. Pour l'équipe de Young Living, il ne s'agissait plus de se contenter de ce qu'elle avait, mais d'explorer ce qui était possible.

Ce nouveau partenariat a permis à Young Living de pivoter, de prendre des décisions avec confiance et clarté. La possibilité de tester et de modéliser des plans de rémunération dans un environnement contrôlé a marqué le début d'une nouvelle ère de flexibilité stratégique. L'essence même de la mentalité Lean Startup, celle de l'itération rapide et de la liberté d'échouer en toute sécurité, était désormais à portée de main.

MESURER LE RETOUR SUR INVESTISSEMENT

La notion de réussite dans le contexte du retour sur investissement est multiforme. Elle englobe non seulement les économies financières, mais aussi la valeur ajoutée qui permet à l'entreprise de revenir à son essence même. « Nous sommes une entreprise de marketing, nous devons donc nous concentrer sur la vente d'huiles et laisser quelqu'un d'autre calculer les commissions pour nous », a déclaré M. Bishop, avant d'ajouter : « Que peuvent faire mes employés maintenant qu'ils n'ont plus à gérer les commissions ni à travailler au développement du système ? »

Cela cristallise la vision stratégique de l'entreprise : externaliser la complexité opérationnelle à Exigo, permettant ainsi à l'entreprise de se recentrer sur ce qu'elle fait le mieux. Pour Young Living, le partenariat avec Exigo est plus qu'un simple changement de système, c'est un pas vers un avenir où elle pourra pleinement tirer parti de ses atouts sur un marché concurrentiel.

LA RÉVOLUTION DU CALCUL DE LA COMMISSION

Ces améliorations ne sont pas seulement une avancée technique. La capacité à fournir aux membres des données précises et en temps réel sur leurs revenus reflète les valeurs fondamentales de Young Living : la transparence et la confiance.

M. Bishop souligne cette nouvelle fonctionnalité :« Maintenant que nous disposons d'Exigo, qui peut calculer les commissions quand nous le souhaitons, nous pourrions même le faire quotidiennement si nous le voulions. »Cette flexibilité marque une avancée significative par rapport aux limites du système précédent et ouvre la voie à une analyse en temps réel des données relatives aux commissions.

La décision d'acheter un logiciel plutôt que de le développer en interne peut souvent entraîner des changements transformateurs, permettant à des entreprises comme Young Living de se concentrer sur leur mission principale tout en offrant un soutien exceptionnel à leur réseau. Pour les entreprises qui envisagent une transition similaire, l'approche méticuleuse et les résultats positifs de Young Living constituent un modèle à suivre pour mener à bien un changement aussi crucial.

TRANSFORMER LES DÉFIS EN OPPORTUNITÉS

Ron Otterstrom, directeur principal des commissions, supervise la stratégie de Young Living en matière de commissions. Son parcours avec la plateforme Exigo reflète un voyage sincère à travers les complexités pour atteindre un état d'efficacité rationalisée.

Les avantages du passage à Exigo ont commencé à se concrétiser à mesure que les processus étaient affinés. « Nous commençons à l'utiliser pour certains modèles », a déclaré M. Otterstrom. « Nous l'utilisons pour les calculs mensuels, en parallèle avec l'ancien système, et nous comparons les résultats. » Cette comparaison garantit la précision et la fiabilité de la plateforme Exigo, ce qui renforce le niveau de confiance dans les chiffres présentés aux distributeurs.

L'un des avantages majeurs du système Exigo était la possibilité d'effectuer des préliminaires quotidiens. « Avant, nous ne pouvions pas faire de préliminaires quotidiens », note Otterstrom. Cette fonctionnalité a permis à Young Living de comprendre en détail son processus de commissionnement, ce qui lui a permis de traiter de manière proactive les rares divergences.

Le succès de la mise en œuvre ne réside pas seulement dans le fait d'avoir surmonté les obstacles techniques, mais aussi dans la transformation du rythme opérationnel de l'entreprise. Jason Allen, chef de produit numérique senior, souligne une amélioration significative : «Le traitement des commissions sur l'ancien système prenait 15 heures... Avec le système Exigo, il ne faut que deux heures pour traiter toutes les commissions [y compris les calculs statistiques et les validations]. » Cette réduction du temps de traitement a eu un impact direct sur la capacité de Young Living à payer ses distributeurs dans les délais, un facteur essentiel pour maintenir sa réputation et la confiance de ses clients.

Ces procédures obsolètes prenaient beaucoup de temps, et le passage à Exigo a permis de libérer ces précieuses heures, permettant à l'équipe de se concentrer sur d'autres domaines critiques, de consacrer plus de temps à l'innovation et à de nouveaux projets, et d'améliorer ses offres et ses services. « Cela représente 15 heures pendant lesquelles quelqu'un n'a pas à surveiller un processus », a déclaré M. Bishop.

AMÉLIORER ET SUIVRE L'EFFICACITÉ

Le parcours de Young Living avec Exigo a été marqué par la patience et un engagement envers la précision et le paiement ponctuel des commissions, un aspect non négociable de leurs opérations.

Riley souligne les avancées opérationnelles facilitées par Exigo, en particulier la possibilité de récompenser les partenaires de la marque de manière plus dynamique et plus rapide. En utilisant le logiciel Exigo, Young Living a découvert une stratégie plus raffinée pour les ajustements et les calculs du logiciel de commissions MLM, ce qui lui a permis d'effectuer des ajustements efficaces et précis, même pour les périodes passées.Ce nouveau processus a remplacé les laborieux ajustements manuels du passé par un système automatisé et fiable qui a fourni une piste d'audit robuste et réduit la marge d'erreur.

Le passage à Exigo a également ouvert la voie à l'analyse prédictive, avec des capacités de calcul en temps réel qui étaient auparavant inaccessibles.« Notreanalyseprédictive sera bien meilleure »,affirme M. Gankanda, anticipant les avantages stratégiques liés à l'utilisation de données historiques exhaustives en conjonction avec le traitement en temps réel d'Exigo.

Le choix d'Exigo comme partenaire logiciel par Young Living témoigne de la clairvoyance stratégique qui consiste à préférer une solution logicielle spécialisée à un système interne. « Je pense que la transition d'une entreprise traditionnelle comme la nôtre n'est pas une tâche facile, surtout lorsqu'il s'agit de gérer plusieurs niveaux de données », a déclaré M. Gankanda.« Pour Exigo, récupérer toutes ces données, les nettoyer, calculer les commissions et obtenir des résultats précis dès le premier essai... Je pense que c'était un travail colossal. »

UNE AVANCÉE TECHNOLOGIQUE AVEC EXIGO

Riley partage son enthousiasme quant aux avantages futurs, en particulier la possibilité d'accélérer les paiements de commissions à un rythme hebdomadaire, voire quotidien. Il estime que ce changement sera très bénéfique pour l'entreprise. De plus,le partenariat avec Exigo est un excellent exemple de la décision « acheter ou construire », où l'achat permet à Young Living de rester compétitive sans accumuler de dette technique,ce qui lui permet de se concentrer sur les éléments qui la distinguent sur le marché.

Si les retours financiers immédiats sont importants, les avantages stratégiques – tels que l'efficacité, la rapidité, l'agilité, l'innovation et la capacité à se concentrer sur les facteurs clés de différenciation de l'entreprise – peuvent être tout aussi précieux, voire plus, à long terme. Charlie Sanborn, vice-président de l'ingénierie logicielle, a déclaré :« La mise en service d'Exigoprend environ cinq fois moins de temps que ce quenous mettions auparavant »,soulignant ainsi un bond en avant en matière d'efficacité opérationnelle.

Au-delà de l'efficacité, Exigo a ouvert la voie à la prévision et à la planification stratégiques grâce à sa fonctionnalité de scénarios hypothétiques. Cette fonctionnalité permet à Young Living d'explorer les impacts potentiels de nouveaux programmes et incitations en analysant comment ils auraient affecté les commissions dans le passé. « Et si nous introduisions cette nouveauté ? Combien aurions-nous versé en commissions au cours des six derniers mois si nous l'avions mise en place ? », demande M. Sanborn, soulignant l'intérêt de pouvoir prévoir et planifier sur la base de données solides.

CONCLUSION

Le parcours de Young Living avec Exigo souligne une vérité fondamentale :l'achat et l'intégration d'une plateforme spécialisée peuvent apporter l'agilité et la prévoyance indispensables que le développement en interne ne permet souvent pas d'obtenir.Pour les grandes entreprises comme Young Living, ce partenariat ne vise pas seulement à rester dans l'air du temps, mais aussi à retrouver la capacité d'être proactif et innovant, des qualités essentielles dans le paysage en constante évolution de la vente directe.

Les améliorations stratégiques ont permis d'accroître l'efficacité opérationnelle, et les capacités décisionnelles accrues l'emportent largement sur les difficultés initiales liées à la mise en œuvre et prouvent la rentabilité de l'investissement, ce qui constitue un argument convaincant pour les entreprises confrontées au dilemme « construire ou acheter », en particulier lorsqu'il s'agit de systèmes opérationnels complexes tels que les logiciels de traitement des commissions MLM.