Młode życie

Studium przypadku Young Living i Exigo

Streszczenie

W zmieniającym się świecie sprzedaży bezpośredniej umiejętność szybkiego dostosowywania się i reagowania na zmiany rynkowe ma kluczowe znaczenie. Dlafirmy Young Living oznaczało to ponowną ocenę wewnętrznych systemów oprogramowania do obsługi prowizji MLM oraz skorzystanie z zewnętrznej wiedzy specjalistycznej poprzez nawiązanie współpracy z firmą Exigo. Niniejsze studium przypadku przedstawia, w jaki sposób firma Young Living zaczęła łagodzić długotrwałe problemy operacyjne, przechodząc z własnego systemu obsługi prowizji nanajnowocześniejszą platformę firmy Exigo. Najważniejsze informacje zawarte w studium przypadku to:

1. Kupić czy zbudować:

Doświadczenie firmy Young Living podkreśla korzyści płynące z zakupu specjalistycznego systemu dostosowanego do kluczowych potrzeb operacyjnych, który pozwala jej skupić się na podstawowych czynnikach wyróżniających ją na tle konkurencji.

2. Usprawniona wydajność:

Znaczne skrócenie czasu potrzebnego do przeprowadzenia procesówprowizyjnychdzięki oprogramowaniu Exigo stanowi bezpośrednią poprawę wydajności operacyjnej.

3. Optymalizacja zasobów:

Możliwość ograniczenia zapotrzebowania na programistów zajmujących się procesami komisjonowania oznacza przeniesienie cennych zasobów ludzkich do bardziej innowacyjnych projektów, co jest zgodne z celami kierownictwa dotyczącymi rozwoju i strategicznego wykorzystania talentów.

4. Prognozowanie strategiczne:

Możliwości tworzenia scenariuszy „co jeśli” do modelowania predykcyjnego i podejmowania strategicznych decyzji są kluczowymi narzędziami dla kadry kierowniczej, która chce zabezpieczyć swoją działalność na przyszłość i podejmować decyzje oparte na danych.

5. Zmniejszone zadłużenie techniczne:

Eliminacja nagromadzonego długu technicznego stanowi znaczną zaletę, ponieważ pozwala firmom zachować elastyczność i szybko reagować na zmiany rynkowe, co jest kluczowym czynnikiem dla utrzymania przewagi konkurencyjnej.

WYZWANIE: BRAK ELASTYCZNOŚCI

W świecie sprzedaży bezpośredniej i marketingu wielopoziomowego (MLM) zwinność i zdolność adaptacji są nie tylko korzystne, ale wręcz niezbędne do przetrwania i rozwoju. Przez dziesięciolecia firma Young Living, mająca za sobą 30-letnią historię, działała w branży MLM, korzystając z oprogramowania do obsługi prowizji, które zostało stworzone i było utrzymywane wewnętrznie — co świadczy o jej długowieczności i stabilności.

Jednak niezdolność systemu do szybkiego dostosowywania się do zmian stała się poważną przeszkodą. Ciężar dotychczasowych procesów i doraźnych rozwiązań zaczął zbierać swoje żniwo. „Straciliśmy zdolność do szybkiego działania” – powiedziała Melissa Bishop, dyrektor finansowy. „To tak, jakbyśmy byli statkiem Queen Mary i nie potrafili szybko poruszać się w branży, która wymaga prędkości łodzi motorowej”.

Ich własne oprogramowanie do obsługi prowizji MLM było solidne jak na tamte czasy, ale stało się nieelastyczne i powolne, a obliczenie miesięcznych prowizji zajmowało cały dzień — bez możliwości popełnienia błędu lub przeprowadzenia testów. Taka konfiguracja sprawiała, że nawet niewielkie zmiany w planie wynagrodzeń były ryzykownym przedsięwzięciem. „Nie mogliśmy zmieniać ani rozwijać naszego planu wynagrodzeń, ponieważ nie wiedzieliśmy, jakie będą tego skutki” — wyjaśnił Bishop.

Ben Riley, prezes Young Living, powiedział, że cel był dwojaki: wyeliminowanie długu technicznego i unowocześnienie systemu prowizji, aby nadążyć za standardami branżowymi. Był to klasyczny przypadek sytuacji bez wyjścia — dopóki nie pojawiła się firma Exigo.

EXIGO: SPRYTNIE ROZWIĄZANIE

Aby znaleźć rozwiązanie, Prasad Gankanda, dyrektor operacyjny Young Living, rozpoczął poszukiwania rozwiązania technologicznego, które byłoby w stanie obsłużyć skomplikowany system prowizji, obejmujący dane z 30 lat. Po rygorystycznych poszukiwaniach firma Young Living wybrała Exigo. Ostatecznie na decyzję wpłynęły nie tylko możliwości oprogramowania, ale także przejrzyste i uczciwe podejście firmy. „To prosta i rzeczowa firma” – powiedział Gankanda, odnosząc się do uczciwości i przejrzystości, które są cenione w partnerstwie z Exigo.

Gankanda wspomina pierwsze kontakty z Exigo w 2021 roku, podkreślając wartość przejrzystości i uczciwości Exigo. Partnerstwo zostało dodatkowo wzmocnione przez gotowość Exigo do zrozumienia i pracy nad zawiłościami Young Living, co nie było łatwym zadaniem, biorąc pod uwagę zaangażowanie firmy w dokładne i terminowe wypłacanie prowizji.

Exigo dostarczyło platformę, która nie tylko pozwalała utrzymać działalność, ale także napędzała rozwój firmy Young Living, umożliwiając skuteczniejsze i szybsze wynagradzanie zachowań sprzyjających wzrostowi oraz czerpanie z bogatego źródła wiedzy branżowej i innowacyjnych praktyk.„Kiedy korzystasz wyłącznie z rozwiązań opracowanych wewnętrznie, jesteś ograniczony tylko do tego, co znasz w swojej firmie” –powiedział Bishop. „Nie widzisz tego, co robią inni”.Exigo zapewnia zewnętrzną perspektywę i pozwala Young Living rozważyć nowe strategie wynagrodzeń, których nie byłoby możliwe wdrożenie przy użyciu poprzedniej infrastruktury.

TESTOWANIE EXIGO

Oprogramowanie Exigo do obsługi prowizji MLM oraz kompleksowa platforma stanowiły przełomowe rozwiązanie, oferując firmie Young Living coś, czego wcześniej nie miała – środowisko testowe do bezpiecznego eksperymentowania. Oznaczało to, że mogła ona modelować zmiany i prognozować wyniki bez obawy o niepożądane konsekwencje dla całego systemu.„Dzięki możliwości uruchamianiaśrodowiska testowego i modelowania przez Exigo” –powiedział Bishop. „Dzięki temu mogliśmy przyjrzeć się poszczególnym członkom i zobaczyć, jak każda zmiana wpłynęła na nich”.Dla zespołu Young Living nie chodziło już o to, aby zadowalać się tym, co mieli, ale o to, aby zbadać, co mogłoby być.

Nowe partnerstwo pozwoliło firmie Young Living na zmianę kierunku działania oraz podejmowanie decyzji z pewnością i jasnością. Możliwość testowania i modelowania planów wynagrodzeń w kontrolowanym środowisku zapowiadała nową erę strategicznej elastyczności. Istota mentalności Lean Startup, polegająca na szybkiej iteracji i swobodzie bezpiecznego ponoszenia porażek, stała się teraz osiągalna.

MIERZENIE ZWROTU Z INWESTYCJI

Pojęcie zwycięstwa w kontekście zwrotu z inwestycji ma wiele aspektów. Obejmuje nie tylko oszczędności finansowe, ale także wartość dodaną wynikającą z powrotu firmy do jej podstawowej działalności. „Jesteśmy firmą marketingową, więc powinniśmy zajmować się sprzedażą olejków, a obliczaniem prowizji pozostawić innym” – powiedział Bishop i dodał: „Czym mogą się teraz zajmować moi pracownicy, skoro nie muszą już zajmować się prowizjami ani pracą nad rozwojem systemu?”.

To krystalizuje strategiczną wizję firmy: zlecić Exigo obsługę złożonych procesów operacyjnych, dzięki czemu firma będzie mogła skupić się na tym, co robi najlepiej. Dla Young Living współpraca z Exigo to coś więcej niż tylko zmiana systemów — to krok w kierunku przyszłości, w której firma będzie mogła w pełni wykorzystać swoje atuty na konkurencyjnym rynku.

REWOLUCJA W OBLICZANIACH KOMISJI

Te ulepszenia to nie tylko sukces techniczny. Możliwość dostarczania członkom dokładnych danych dotyczących zarobków w czasie rzeczywistym odzwierciedla podstawowe wartości Young Living: przejrzystość i zaufanie.

Bishop podkreśla nową funkcjonalność:„Teraz, dzięki Exigo, które może generować prowizje w dowolnym momencie, możemy uruchamiać je codziennie, jeśli tylko chcemy”.Ta elastyczność stanowi znaczące odejście od ograniczeń starego systemu i otwiera drzwi do uzyskiwania w czasie rzeczywistym wglądu w dane dotyczące prowizji.

Decyzja o zakupie oprogramowania zamiast tworzenia go we własnym zakresie często prowadzi do transformacyjnych zmian, umożliwiając firmom takim jak Young Living skupienie się na swojej podstawowej misji, jednocześnie zapewniając wyjątkowe wsparcie dla swojej sieci. Dla firm rozważających podobną transformację, skrupulatne podejście Young Living i pomyślny wynik stanowią wzór do naśladowania przy wprowadzaniu tak istotnych zmian.

ZMIENIAJĄC WYZWANIA W MOŻLIWOŚCI

Ron Otterstrom, starszy dyrektor ds. prowizji, nadzoruje strategię prowizyjną w firmie Young Living. Jego doświadczenia związane z platformą Exigo odzwierciedlają szczerą podróż przez zawiłości, aby osiągnąć stan usprawnionej wydajności.

Korzyści płynące z przejścia na Exigo zaczęły się materializować w miarę udoskonalania procesów. „Zaczynamy używać go do niektórych modelowań” – powiedział Otterstrom. „Używamy go do comiesięcznych obliczeń, działając równolegle ze starym systemem i porównując wyniki”. Porównanie to zapewnia dokładność i niezawodność platformy Exigo, co umacnia poziom zaufania do danych przedstawianych dystrybutorom.

Jedną z wyróżniających się zalet systemu Exigo była możliwość przeprowadzania codziennych wstępnych analiz. „Wcześniej nie mogliśmy przeprowadzać codziennych wstępnych analiz” – zauważa Otterstrom. Ta funkcja zapewniła firmie Young Living szczegółowy wgląd w proces naliczania prowizji, umożliwiając jej proaktywne reagowanie na wszelkie sporadyczne rozbieżności.

Sukces wdrożenia nie polegał wyłącznie na pokonaniu przeszkód technicznych, ale także na zmianie rytmu działania firmy. Jason Allen, starszy menedżer ds. produktów cyfrowych, zwraca uwagę na znaczną poprawę:„W poprzednim systemie obliczanie prowizji trwało 15 godzin... Dzięki systemowi Exigo obliczanie wszystkich prowizji [w tym obliczenia statystyczne i weryfikacje] zajmuje dwie godziny”. Skrócenie czasu przetwarzania miało bezpośredni wpływ na zdolność firmy Young Living do terminowego wypłacania prowizji dystrybutorom, co jest kluczowym czynnikiem dla utrzymania jej reputacji i zaufania.

Czas poświęcany na te przestarzałe procedury był znaczny, a przejście na Exigo pozwoliło uwolnić te cenne godziny, dzięki czemu zespół mógł skupić się na innych kluczowych obszarach, poświęcając więcej czasu na innowacje i pracę nad nowymi projektami, ulepszając swoją ofertę i usługi. „To 15 godzin, podczas których nikt nie musi nadzorować procesu” – powiedział Bishop.

PODNOSZENIE I ŚLEDZENIE WYDAJNOŚCI

Współpraca Young Living z Exigo charakteryzowała się cierpliwością oraz dbałością o dokładność i terminowość płatności prowizji — aspektem niepodlegającym negocjacjom w ramach działalności firmy.

Riley podkreśla postępy operacyjne, jakie umożliwiło wdrożenie systemu Exigo, a w szczególności możliwość bardziej dynamicznego i szybkiego wynagradzania partnerów marki. Korzystając z oprogramowania Exigo, firma Young Living odkryła bardziej dopracowaną strategię dostosowywania i obliczania prowizji w systemie MLM, która pozwala jej na wydajne i dokładne przeprowadzanie korekt, nawet za minione okresy.Ten nowy proces zastąpił żmudne ręczne dostosowywanie, które stosowano w przeszłości, zautomatyzowanym, niezawodnym systemem, który zapewnia solidną ścieżkę audytu i zmniejsza margines błędu.

Przejście na Exigo otworzyło również drzwi do analiz predykcyjnych, oferujących możliwości obliczeniowe w czasie rzeczywistym, które wcześniej były nieosiągalne.„Naszeanalizypredykcyjne będą znacznie lepsze” –twierdzi Gankanda, przewidując strategiczne korzyści wynikające z wykorzystania obszernych danych historycznych w połączeniu z przetwarzaniem w czasie rzeczywistym oferowanym przez Exigo.

Wybór firmy Exigo jako partnera w zakresie oprogramowania przez Young Living świadczy o strategicznej dalekowzroczności w wyborze specjalistycznego rozwiązania programowego zamiast systemu wewnętrznego. „Myślę, że transformacja takiej firmy jak nasza nie jest łatwym zadaniem, zwłaszcza gdy mamy do czynienia z wieloma warstwami danych” – powiedział Gankanda.„To, że firma Exigo zebrała wszystkie te dane, oczyściła je, obliczyła prowizje i zapewniła ich dokładność już od samego początku... Myślę, że to było ogromne osiągnięcie”.

SKOK TECHNOLOGICZNY Z EXIGO

Riley podziela entuzjazm związany z przyszłymi korzyściami, zwłaszcza możliwością przyspieszenia wypłat prowizji do harmonogramu tygodniowego lub nawet dziennego. Uważa on, że zmiana ta będzie znaczącym sukcesem dla firmy. Ponadtopartnerstwo z Exigo jest doskonałym przykładem decyzji „kupić czy zbudować”, gdzie zakup pozwala Young Living pozostać konkurencyjnym bez narastania długu technicznego,umożliwiając skupienie się na czynnikach wyróżniających firmę na rynku.

Chociaż natychmiastowe zyski finansowe są ważne, korzyści strategiczne — takie jak wydajność, szybkość, elastyczność, innowacyjność i możliwość skupienia się na kluczowych czynnikach wyróżniających firmę — mogą być równie cenne, jeśli nie bardziej, w perspektywie długoterminowej. Charlie Sanborn, wiceprezes ds. inżynierii oprogramowania, powiedział:„Realizacja zlecenia przez Exigozajmuje około jednej piątej czasu,jaki dotychczas zajmowało namwykonanie takiego zlecenia”,podkreślając skokowy wzrost wydajności operacyjnej.

Oprócz zwiększenia wydajności, Exigo otworzyło drzwi do strategicznego prognozowania i planowania dzięki funkcji scenariuszy „co jeśli”. Funkcja ta pozwala firmie Young Living zbadać potencjalny wpływ nowych programów i zachęt poprzez analizę tego, jak wpłynęłyby one na prowizje w przeszłości. „Co by było, gdybyśmy wprowadzili tę zmianę? Ile zapłacilibyśmy w prowizjach w ciągu ostatnich sześciu miesięcy, gdybyśmy ją wprowadzili?” – pyta Sanborn, podkreślając wartość możliwości prognozowania i planowania w oparciu o solidne dane.

WNIOSKI

Współpraca Young Living z Exigo podkreśla fundamentalną prawdę:zakup i integracja specjalistycznej platformy może zapewnić tak potrzebną elastyczność i dalekowzroczność, których często nie można osiągnąć, budując rozwiązania we własnym zakresie.Dla przedsiębiorstw takich jak Young Living partnerstwo to nie polega tylko na nadążaniu za zmianami, ale także na odzyskaniu zdolności do proaktywnego działania i innowacyjności — cech niezbędnych w nieustannie zmieniającym się świecie sprzedaży bezpośredniej.

Strategiczne ulepszenia poprawiły wydajność operacyjną, a lepsze możliwości podejmowania decyzji znacznie przewyższają wszelkie początkowe wyzwania związane z wdrożeniem i potwierdzają zwrot z inwestycji, stanowiąc przekonujący argument dla firm stojących przed dylematem „budować czy kupować”, szczególnie w przypadku złożonych systemów operacyjnych, takich jak oprogramowanie do przetwarzania prowizji MLM.